Hier findest du erklärt, was die Einträge im Menü mit deinem Namen für eine Funktion haben, mit denen du dein Profil und deine persönlichen Einstellungen bearbeiten kannst, dein Foodsoft-Konto anschauen kannst und (falls in deiner Foodcoop aktiviert) zum Guthaben Aufladen den Zahlungsreferenz-Rechner verwenden kannst:

Zunächst jedoch wollen wir dir erklären, was Foodsoft-Benutzerinnen und Bestellgruppen eigentlich sind.

Benutzerinnen und Bestellgruppen

Jede Foodsoft-Benutzerin (Account) verfügt über ein eigenes Profil mit den folgenden Informationen:

• Vor- und Nachname
• E-Mail Adresse
• Telefon
• Adresse
• IBAN

Bestellt wird gemeinsam innerhalb einer Bestellgruppe, in der sich mehrere Foodsoft-Benutzerinnen befinden können (Familie, WG, etc.). Oft besteht deine Bestellgruppe aber auch nur aus einem Mitglied, meist mit der selben oder ähnlichen Bezeichnung wie deine Benutzerin (im Beispiel: Franz).


Eine Bestellgruppe besteht aus einem oder mehreren Benutzerinnne, die sich ein gemeinsames Foodsoftkonto mit gemeinsamen Guthaben und gemeinsamen Bestellungen teilen. Wenn ihr euch die bestellten Artikel und die jeweligen Kosten dafür untereinander aufteilen wollt, müsst ihr selbst über eure Bestellungen Buch führen und eure Kostenanteile berechnen. Die Foodsoft berücksichtigt immer nur, wieviel ihr in der Bestellgruppe insgesamt bestellt habt.

Beispiel Bestellgruppe 3er WG: Heli bestellt 1 kg Äpfel, Anna 2 kg und Sevi keine, in der Foodsoft werden 3 kg eingetragen und der Bestellgruppe die Kosten dafür abgebucht. Heli, Anna und Sevi müssen sich selber notieren, wer wieviel Äpel bestellt hat, und die Kosten dafür auseinanderrechnen. Eine holt für alle die Bestellung in der Foodcoop ab, und in der WG teilen sie dann die Artikel auf. Alle drei haben am Anfang jeweils 100 Euro Guthaben aufgeladen. Nach nach jeder Bestellung lädt jede immer nur genau so viel Guthaben auf, wie ihr Anteil ausgemacht hat.

Beispiel Familie A.: Susi und Fritz haben jeweils einen eigenen Zugang zu ihrer gemeinsamen Bestellgruppe. Sie sehen beim Bestellen, wer von ihnen zuletzt die Bestellungen bearbeitet hat - das erleichtert es etwas, wenn mal keine Zeit ist, gemeinsam zu bestellen. Das Guthaben laden die beiden vom gemeinsamen Bankkonto auf.

Deinen Zugang zur Foodsoft solltes du nur selbst benutzen und ihn nicht an andere weitergeben. Wenn außer dir noch andere Personen die Foodsoft benützen wollen, sollte jede Person ihren eigenen Zugang in Form einer eigenen Benutzerin haben.

Wie du andere Personen einladen kannst, Mitglied deiner Bestellgruppe zu werden, und damit einen eigenen Zugang zur Foodsoft zu bekommen, erfährst du im nächsten Abschnitt.

Profil bearbeiten

Um dein Profil zu bearbeiten, klicke im Menü rechts-oben auf deinen Namen und "Profil bearbeiten":

Hier kannst du nun folgende Daten eingeben bzw. Einstellungen vornehmen. Wenn du fertig bist, schließe mit "Speichern" ganz unten ab.

Vor- und Nachname

Bitte gib deinen vollständigen Namen ein.

E-Mail Adresse

Wird benötigt für

• Anmelden in der Foodsoft
• Benachrichtigungen für Foodsoft-Nachrichten
• Benachrichtigungen im IG Forum (nur Österreich)

Passwort neu setzen

Nach deinem ersten Login solltest du hier ein neues Passwort setzen.

Telefon

Hier solltest du deine Telefonnummer eingeben, damit du für andere innerhalb der Foodcoop erreichbar bist.

IBAN

Die IBAN deines Bankkontos. Hilfreich, um Zahlungseingänge am Foodcoop Bankkonto dir zuordnen zu können.

Adresse

Deine Wohnadresse.

Sprache

Die Sprache auswählen, in der die Foodsoft angezeigt wird. Das ändert zwar die Sprache der Menüs, Überschriften und Eingabefelder der Foodsoft, nicht jedoch die der Artikelbezeichnungen.

Privatsphäre

Unter Privatsphäre kannst du selbst einstellen, ob deine Telefonnummer und Emailadresse für andere Mitglieder sichtbar sind. Wenn nicht aktiviert, sind sie nur für Foodsoft Administratorinnen sichtbar.

Oft ist es praktisch, dass andere Mitglieder dich telefonisch erreichen können, z.B. wenn du beim Abholen etwas vergessen hast. Daher wär es gut, wenn du beides aktivierst.

Nachrichten (Benachrichtigungen)

Hier kannst du einstellen, welche Art von Foodsoft-Nachrichten du bekommst:

• Informiere mich über meine Bestellergebnisse (nach Ende der Bestellung).
• Informiere mich über Lieferdetails (nachdem die Ware entgegengenommen wurde).
• Informiere mich, falls das Guthaben meiner Bestellgruppe ins Minus rutscht.
• Erinnere mich an anstehende Aufgaben.
• Bekomme Nachrichten als E-Mails: (Nachrichten an alle, individuelle Nachrichten von anderen Foodcoop Mitgliedern, Arbeitsgruppen oder Nachrichtengruppen). Solange du in deiner Foodcoop aktiv bist, und in deiner Foodcoop Foodsoft Nachrichten verwendet werden, solltest du diese Option unbedingt aktiviert haben, damit du z.B. erfährst, wann es was zu bestellen gibt, wo Mithilfe benötigt wird, wann es Treffen gibt wo du dabei sein solltest. Sobald du „Bekomme Nachrichten als E-Mails“ deaktivierst, bekommst du von deiner Foodcoop keine Emails mehr, und bist damit quasi nicht mehr ansprechbar, außer du schaust regelmäßig in die Foodsoft, ob Nachrichten für dich eingelangt sind.

Manche Foodcoops verwenden eine anderes Nachrichtensystem anstelle der Foodsoft-Nachrichten.

Neue Mitglieder zur eigenen Bestellgruppe einladen

Unter Profil bearbeiten findst du rechts eine Auflistung aller Mitglieder deiner Bestellgruppe. Über „Neues Mitglied einladen“ kannst du andere Personen wie Familienmitglieder, WG-KollegInnen, NachbarInnen einladen, Teil deiner Bestellgruppe zu werden, indem du ihre Email eingibst. Sie bekommen dann einen eigenen Zugang zur Foodsoft.

Es kann sein, das neue Mitglieder durch eure Foodsoft-Administration freigegeben werden müssen (Option "Einladungen deaktivieren", siehe Einstellungen). Wende dich bitte dazu an die Foodsoft-Administratorinnen deiner Foodcoop.

Mitglieder aus Bestellgruppe entfernen

Wenn du Mitglieder deiner Bestellgruppe wieder entfernen möchtest, musst du eine Administratorin deiner Foodcoop darum bitten. Falls das betroffene Mitglied keine Nachrichten mehr bekommen möchte, kann es das auch selbst abstellen - siehe oben.

Mitgliedschaft in Arbeitsgruppen beenden

Falls du Mitglied in Arbeitsgruppen bist (nur Administratorinnen können dich zum Mitglied einer Arbeitsgruppe machen), kannst du hier selbst deine Mitgliedschaft in den Arbeitsgruppen beenden.

Falls du in der Arbeitsgruppe Aufgaben übernommen hast, teile es bitte vorher den anderen Mitgliedern mit!

Meine Bestellgruppe

Um dir Infos zu deiner Bestellgruppe anzusehen, klicke im Menü rechts-oben auf deinen Namen und "Meine Bestellgruppe":

Kontostand und Mitglieder

In der Foodsoft hast du ein virtuelles Konto mit Guhaben. Im Kasten links siehst du

• Kontostand deiner Bestellgruppe: dieses Guthaben besitzt deine Bestellgruppe aktuell.
• Verfügbares Guthaben: dieses Guthaben kannst du für Bestellungen verwenden. Es ist in der Regel weniger als dein Kontostand. Das kommt daher, dass bei Bestellungen das Geld dafür zunächst nur „reserviert“ wird. Erst wenn die Bestellungen abgrechnet werden (das machen KollegInnen in deiner Foodcoop und kann durchaus ein paar Wochen dauern), wird dein Kontostand entsprechend verringert.
• Je nachdem ob deine Foodcoop Transaktionsklassen verwendet, kann es sein dass dein Kontostand noch in einzelne Teilbereiche aufgegliedert ist, z.B. für Bestellungen und Mitgliedsbeitrag. Die Summe der Teilbereiche sollten immer den Kontostand ergeben.
• Die Mitglieder deiner Bestellgruppe und auch hier die Möglichkeit, mit neue Person einladen jemanden hinzuzufügen, z.B. deine Partnerin oder WG-Kollegin.

Kontoauszug

Im rechten Bereich siehst du einen Kontoauszug mit den Buchungen deines Foodsoft-Kontos. Nur abgerechnete Bestellungen scheinen hier auf.

Wird in deiner Foodcoop die Abrechnung nicht über die Foodsoft durchgeführt, steht beim Kontostand ein „fiktiver“, stets gleich bleibender Wert. Das ist notwendig, damit du in der Foodsoft überhaupt bestellen kannst. Erkundige dich in diesem Fall in deiner Foodcoop, wie du dein Guthaben verwaltest, und wie die Abrechnung funktioniert.

Konto aufladen

Falls deine Foodcoop die Abrechnung über Foodsoft-Konten macht, musst du dein Konto rechtzeitig aufladen, bevor der Kontostand durch die Bestellungen erschöpft ist. Üblicherweise überweist du dazu den gewünschten Betrag auf das Konto der Foodcoop.

• Wenn deine Foodcoop Zahlungsgreferenzcodes verwendet, erfährst du im nächsten Abschnitt Zahlungsreferenz-Rechner, wie du für deine Überweisung einen passenden Zahlungsgreferenzcode erzeugst, sodass die Foodsoft deine Überweisung automatisch erkennt und dein Guthaben auflädt.
• Ansonsten bekommst du von deiner Foodcoop Infos, ob und wie du deine Überweisungen kennzeichnen sollst.

Meist dauert es 1 bis 2 Tage ab deiner Überweisung, bis dein Guthaben auch in der Foodsoft aufgeladen ist. Daher solltest du dein Guthaben rechtzeitig aufladen.

Bei manchen Foodcoops ist es notwendig, dass du zuerst Mitglied wirst, bevor du dein Konto aufladen kannst.

Zahlungsreferenz-Rechner

Wenn es in deiner Foodcoop eingerichtet ist, kannst du für Überweisungen für Foodsoft Guthaben und Foodcoop Mitgliedsbeiträge auf das Bankkonto bzw. die Bankkonten deiner Foodcoop einen Zahlungsreferenz-Code verwenden. Damit werden deine Überweisungen automatisch deiner Bestellgruppe zugeordnet, und dein Guthaben in der Foodsoft aufgeladen.

Du findest den Zahlungsreferenz-Rechner im Dropdownmenü deines Profilnamens:

Anwendung

Je nachdem, welche Zwecke für Überweisungen deine Foodcoop vorgesehen hat, siehst du hier pro Zweck eine Zeile mit einem Betrag-Feld. Im folgenden Beispiel gibt es die Möglichkeit, Beträge für Bestellguthaben und Mitgliedsbeitrag zu überweisen:

Tippe in das Betrag-Feld und gib den gewünschten Betrag ein. Die Pfeil nach oben/unten Knöpfe rechts vom Eingabefeld erhöhen bzw. erniedrigen den Betrag mit jedem Mal Drücken um einen Cent. Die Betrag-Felder für Zwecke, die du nicht benötigst, lässt du am besten leer. Du kannst aber auch in einer Überweisung gleichzeitig mehre Zwecke eintragen und die Summe der einzelnen Beträge überweisen.

Unter den Zwecken und Betragsfeldern siehst du den Gesamtbetrag, die Zahlungsreferenz und die IBAN, die du bei deiner E-Banking Überweisung eingibst. Je nachdem wie deine Bank es benannt hat, gibst du die Zahlunsgreferenz z.B. unter "Zahlungsreferenz" oder "Verwendungszweck" ein. In diesem Beispiel erkennt das E-Banking automatisch, ob es sich um eine Zahlungsreferenz oder einen Verwendungszweck handelt, und das Feld heißt "Betreff":

Es ist nicht notwendig, zusätzlich zur Zahlungsreferenz noch weitere Informationen anzuführen, aber es ist möglich, solange der zusätzliche Text durch ein Leerzeichen von der Zahlungsreferenz getrennt ist.

Wenn mehrere Zugänge zu deiner Bestellgruppe angelegt sind, unterscheiden sich die Codes je nach Zugang, und im Kontoauszug wird dann angezeigt, von welchem Zugang aus ein Guthaben überwiesen wurde.

Wenn du öfters den selben Betrag überweist, kannst du in deinem E-Banking eine Vorlage anlegen mit dem entsprechenden Zahlunsgreferenzcode als Verwendungszweck. Auch für einen Dauerauftrag mit fixem Betrag brauchst du den Zahlungsreferenzcode nur einmal einzugeben.

Beachte, dass eine Überweisung ein bis zwei Banktage dauert, bis sie am Konto eintrifft, und dass bei den meisten Banken die Foodsoft nicht eigenständig Zugriff auf das Bankkonto hat, sondern nur, indem eine Bankkonto-Zeichnungsberechtigte deiner Foodcoop die Foodsoft manuell mit dem Bankkonto synchronisiert. Nur bei bestimmten Banken kann sich die Foodsoft zweimal täglich automatisch die Bankdaten holen.

Beispiele für Zahlungsreferenzcodes

Folgende Beispiele sind für die Transaktionskürzel M für Mitgliedsbeitrag und G für Guthaben. Die Buchstaben M und G können von den Administratorinnen deiner Foodcoop frei festgelegt werden, M und G sind lediglich Empfehlungen. Der Code enthält im ersten Teil FSxxx.yyy deine Benutzer-ID xxx und deine Bestellgruppen-ID yyy, und im restlichen Teil einen Betrag zz für Mitgliedsbeitrag Mzz und/oder Guthaben Gzz:

Code Beispiel	Bestellguthaben	Mitgliedsbeitrag	Überweisungs- betrag
FS123.456G25	25	0	25
FS123.456M10	0	10	10
FS123.456G25M10	25	10	35

Häufige Fehler bei Zahlungsreferenzcodes

Bei unpassenden Zahlungscodes wird kein Guthaben aufgeladen, und es verursacht für das Finanzteam deiner Foodcoop einen Extra-Aufwand, den du vermeiden kannst, indem du schaust, dass der Code korrekt und vollständig ist und zum Überweisungsbetrag passt.

Zahlungsreferenzcodes können nur bei elektronischer Überweisung mit E-Banking zuverlässig eingesetzt werden. Wird eine Überweisung z.B. per Erlagschein durchgeführt, ist es erfahrungsgemäß sehr wahrscheinlich, dass der Code beim Bearbeiten des Erlagscheins nicht korrekt eingegeben oder gescannt wird, und der Code in Folge nicht erkannt wird.

Am sichersten ist es, wenn du den Code zur Eingabe ins E-Banking aus der Foodsoft kopierst uns ihn im E-Banking einfügst. Wenn du ihn abtippst, was grundsätzlich nicht empfohlen wird weil zu fehleranfällig, achte bitte ganz genau darauf, dass jedes einzelne Zeichen korrekt ist:

Ziffer 0 und nicht Buchstabe O

Punkt und nicht Komma: Im ersten Teil des Codes befinden sich zwei Zahlen, die durch einen Punkt getrennt sind, z.B. FS123.456G100: Punkt zwischen 123 und 456. Eventuell eingegebene Cent-Beträge müssen durch einen Punkt als Dezimaltrenner abgetrennt sein, z.B: FS123.456G25.50 für 25,50 €.

Keine Leerzeichen im Code (Smartphones und Tablets fügen gern ein Leerzeichen nach dem Punkt ein, das du bitte löschen musst)

Code muss vollständig sein, es dürfen keine Zeichen fehlen (häufig passiert das beim Kopieren am Anfang und Ende des Codes, beim Abtippen auch mitten drin). Ein Code ohne Kategorie-Kürzel und Betrag wie z.B. FS123.456 ist ungültig!

Die Summe der einzelnen Zwecke (z.B. Guthaben und Mitgliedsbeitrag) muss mit dem überwiesenen Betrag zusammenstimmen, siehe Beispiel oben.

Du kannst einen Code nur dann mehrfach verwenden, wenn du genau den selben Betrag überweist. Ansonsten musst du in der Foodsoft einen passenden Code mit dem Zahlungsreferenz-Rechner erstellen.

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